Aspects civils

Principe de l’indemnité

Les travailleurs ou dirigeants d’entreprises qui se déplacent en Belgique ou à l’étranger pour les besoins de l’activité économique de leur entreprise peuvent être remboursés forfaitairement des frais exposés sur place car il est souvent difficile, voir impossible en Belgique ou dans certaines contrées du monde, d’obtenir des pièces justificatives.
L’administration fiscale considère comme norme sérieuse le barème des indemnités établi, pays par pays, par le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, pour ses fonctionnaires lorsqu’ils sont en mission à l’étranger.
Ces indemnités sont des dépenses propres à l’employeur et ne sont pas constitutives de source de revenus imposables dans le chef du bénéficiaire (article 31, al. 2, 1°, in fine, CIR 92).
Ces indemnités sont composées d'une somme forfaitaire journalière et d'une somme couvrant les frais de logement. Les frais de déplacement pour se rendre sur les lieux de la mission à l’étranger ne sont pas inclus dans le barème.

En Belgique

Le principe est identique en Belgique et les personnes qui sont amenées à circuler pour leur travail peuvent bénéficier d’indemnités forfaitaires destinées à couvrir, par exemple, leurs frais de repas pris à l’extérieur.

Etant donné que ces indemnités sont relatives à des frais supportés et remboursés par l'employeur, les indépendants en personne physique ne peuvent pas en bénéficier. Tel n'est pas le cas des gérants ou administrateurs de sociétés, ainsi que les employés et ouvriers. Ils y ont droit dans la mesures du respect de conditions .

Ces conditions ne consistent pas à apporter la preuve des frais exposés mais bien qu'un déplacement suffisamment long ait eu lieu : cinq heures étant une durée minimum acceptable. Afin d'établir cette preuve, il est insidpensable de conserver les agendas ainsi que toutes autres pièces qui sont de nature à démontrer la réalité du déplacement.

Depuis le 1 octobre 2010, le montant journalier de cette indemnité en Belgique est fixée à 12.29 € pour les employés et ouvriers et 18.11 € pour la direction, le gérant ou les administrateurs. Cette indemnité n’est plus cumulable avec les chèques-repas depuis le 1 janvier 2011. C'est soit l'un, soit l'autre.

A l'étranger

Indemnité journalière de séjour

Le principe est équivalent pour les dépenses effectuées à l'étranger et le montant de l'indemnité journalière est forfaitaire et englobe tous les frais sur place tels que : les frais de déplacement sur place, les frais de restauration et les dépenses diverses.
L’indemnité forfaitaire ne doit pas faire l’objet d’une preuve autre que celle d’être présent dans le pays ou dans la ville pendant une période de 24 heures.
La personne qui arrive dans la ville le lundi matin et repart le mercredi soir comptera trois indemnités journalières. Par contre celle qui arrive le lundi soir et repart le mercredi soir ne comptera que deux indemnités journalières.

Frais de logement

Les indemnités couvrant les frais de logement sont remboursés sur base des dépenses réelles dûment justifiées et à concurrence des prix de référence maximums établis par pays. Des dépassements peuvent toutefois être accordés selon des circonstances exceptionnelles et dument motivées (par exemple, une augmentation de tarif des hôteliers en période de rupture de chambres lors des foires et meetings).
Montant annuel et devises
Les montants des indemnités forfaitaires journalières et les prix de référence maximums pour le logement sont fixés par Arrêté royal annuellement conformément au tableau ci-dessous. Certains sont libellés en devises étrangères et convertis en euro. Le paiement se fait en euro au cours du jour ou au taux appliqué par les sociétés de cartes de crédit.

Aspect fiscal de l’indemnité

Dépense admise

La règle de l’article 49 CIR est la déductibilité de la dépense lorsque les 4 conditions sont réunies.
Néanmoins, à regarder de plus près ce que couvre cette indemnité de séjour, on constate qu’elle comprend des charges de restauration et de déplacement sur place dont la déductibilité en Belgique est limitée.
L’administration fiscale ne vous oblige cependant pas à ventiler cette indemnité de séjour afin de déterminer une quotité de dépense admise et une autre de dépense non admise.
Le commentaire administratif fiscal est clair (art.53/137 Com Ir92) : « afin de ne pas léser les exportateurs, toutes les dépenses afférentes à des voyages d’affaires à l’étranger restent intégralement déductibles, à condition qu’elles soient effectuées à des fins professionnelles … L’allusion à l’exportation n’est pas à considérer comme une condition sine qua non mais bien comme le cadre général dans lequel se situe cette exception à la règle. Il s’ensuit qu’elle vaut pour chaque voyage à l’étranger dont le contribuable peut prouver - sur demande éventuelle de l’administration - qu’il offre un intérêt évident pour ses affaires ou pour les affaires d’un tiers en Belgique qu’il représente à l’étranger (p.ex. conseillers commerciaux, juridiques, etc.). ».
Le commentaire administratif poursuit au numéro 53/163, alinéa 2, : « La limitation ne s’applique pas non plus aux indemnités, non imposables sur pied de l’article 31, al. 2, 1°, in fine, CIR 92, allouées par des entreprises en remboursement de frais de séjour dont la charge leur incombe normalement et exposés par les membres de leur personnel qui effectuent des déplacements de service ».
Ces indemnités ne constituent pas des dépenses non admises.

Discrimination

Le fait que ces indemnités soient entièrement déductibles lorsqu’elles sont exposées à l’étranger et soumises à l’application de la  DNA lorsqu’elles sont exposées en Belgique est discriminatoire selon les règles de droit européen.
Cependant, l’avantage fiscal que constitue la non imposition des indemnités de séjour et de logement exposés à l’étranger n’a sa source que dans une disposition administrative interne qui n’emporte pas force de loi.
La loi ne vise pas la distinction entre les dépenses exposées en Belgique et à l’étranger de telle sorte que, pour l’autorité ou la justice européenne, la discrimination qui pourrait être revendiquée n’a pas de support légal suffisant pour condamner la Belgique à modifier sa législation.

Conclusion

Les entreprises ont intérêt à prendre l'avantage du bénéfice des circulaires administratives lorsqu’elles se déplacent à l’étranger et à continuer de subir la limitation fiscale des dépenses de déplacement et de représentation lorsqu’elles exercent en Belgique.

Arrêté ministériel du 23 mars 2010 portant l'établissement d'indemnités de séjour octroyées aux représentants et aux fonctionnaires dépendant du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui se rendent à l'étranger ou qui siègent dans des commissions internationales

MB du 01-04-10

Le Vice-Premier Ministre et Ministre des Affaires étrangères,
Vu l'arrêté du Régent du 29 avril 1948, donnant délégation au Ministre des Affaires étrangères pour accorder aux agents qui exercent leurs fonctions en Belgique ou à l'étranger, des indemnités destinées à compenser les charges exceptionnelles qu'ils supportent dans l'intérêt du service ou du commerce national;
Sur la proposition du Président du Comité de Direction,
Arrête :
Article 1er. Les indemnités de séjour, allouées aux représentants et fonctionnaires qui dépendent du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, lorsqu'ils sont chargés d'une mission officielle à l'étranger ou lorsqu'ils siègent dans des commissions internationales, sont composées d'indemnités forfaitaires journalières et d'indemnités couvrant les frais de logement.
Art. 2. Les indemnités forfaitaires journalières de séjour sont réparties en deux catégories.
Catégorie 1 (DFV - IFJ 1) pour
Les agents appartenant à la carrière de l'Administration centrale
Les agents non expatriés de la carrière du Service extérieur, de la carrière de Chancellerie et de la carrière des Attachés de la Coopération au développement
Les agents non expatriés d'autres administrations publiques et les personnes qui n'ont pas la qualité d'agent de l'Etat qui effectuent des voyages de services pour le compte du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement
Catégorie 2 (DFV - IFJ 2) pour
Les agents expatriés de la carrière du Service extérieur, de la carrière de Chancellerie, de la carrière des Attachés de la Coopération au développement et de la carrière de l'Administration centrale.
Les agents expatriés d'autres administrations publiques qui effectuent des voyages de services pour le compte du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement.
Les agents auxiliaires expatriés.
Art. 3. Les montants des indemnités forfaitaires journalières ne couvrent pas les frais de logement et de déplacement des bénéficiaires.
Art. 4. Les indemnités couvrant les frais de logement (IL-LV) sont payées sur base des dépenses réelles dûment justifiées et à concurrence des prix de référence maximums établis par pays. Des dépassements peuvent toutefois être accordés.
Art. 5. Les montants des indemnités forfaitaires journalières et les prix de référence maximums pour le logement sont fixés conformément au tableau ci-joint. Certains sont libellés en devises étrangères et convertis en euro. Le paiement se fait en euro au cours du jour ou au taux appliqué par les sociétés de cartes de crédit.
Art. 6. L'arrêté du 30 mars 2009, fixant les indemnités forfaitaires journalières de séjour, est abrogé.
Art. 7. Le Président du Comité de Direction est chargé de l'exécution du présent arrêté qui sortira ses effets le 1er avril 2010.
Art. 8. Copie du présent arrêté sera transmise à la Cour des Comptes pour information.
Bruxelles, le 23 mars 2010.
Le Vice-Premier Ministre et Ministre des Affaires étrangères,
S. VANACKERE

Tableau pays par pays

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