Aspects civils

Principe de l’indemnité

Les travailleurs ou dirigeants d’entreprises qui se déplacent en Belgique ou à l’étranger pour les besoins de l’activité économique de leur entreprise peuvent être remboursés forfaitairement des frais exposés sur place car il est souvent difficile, voir impossible en Belgique ou dans certaines contrées du monde, d’obtenir des pièces justificatives.
L’administration fiscale considère comme norme sérieuse le barème des indemnités établi, pays par pays, par le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, pour ses fonctionnaires lorsqu’ils sont en mission à l’étranger.
Ces indemnités sont des dépenses propres à l’employeur et ne sont pas constitutives de source de revenus imposables dans le chef du bénéficiaire (article 31, al. 2, 1°, in fine, CIR 92).
Ces indemnités sont composées d'une somme forfaitaire journalière et d'une somme couvrant les frais de logement. Les frais de déplacement pour se rendre sur les lieux de la mission à l’étranger ne sont pas inclus dans le barème.

En Belgique

Le principe est identique en Belgique et les personnes qui sont amenées à circuler pour leur travail peuvent bénéficier d’indemnités forfaitaires destinées à couvrir, par exemple, leurs frais de repas pris à l’extérieur.

Etant donné que ces indemnités sont relatives à des frais supportés et remboursés par l'employeur, les indépendants en personne physique ne peuvent pas en bénéficier. Tel n'est pas le cas des gérants ou administrateurs de sociétés, ainsi que les employés et ouvriers. Ils y ont droit dans la mesures du respect de conditions .

Ces conditions ne consistent pas à apporter la preuve des frais exposés mais bien qu'un déplacement suffisamment long ait eu lieu : cinq heures étant une durée minimum acceptable. Afin d'établir cette preuve, il est insidpensable de conserver les agendas ainsi que toutes autres pièces qui sont de nature à démontrer la réalité du déplacement.

Depuis le 1 octobre 2010, le montant journalier de cette indemnité en Belgique est fixée à 12.29 € pour les employés et ouvriers et 18.11 € pour la direction, le gérant ou les administrateurs. Cette indemnité n’est plus cumulable avec les chèques-repas depuis le 1 janvier 2011. C'est soit l'un, soit l'autre.

A l'étranger

Indemnité journalière de séjour

Le principe est équivalent pour les dépenses effectuées à l'étranger et le montant de l'indemnité journalière est forfaitaire et englobe tous les frais sur place tels que : les frais de déplacement sur place, les frais de restauration et les dépenses diverses.
L’indemnité forfaitaire ne doit pas faire l’objet d’une preuve autre que celle d’être présent dans le pays ou dans la ville pendant une période de 24 heures.
La personne qui arrive dans la ville le lundi matin et repart le mercredi soir comptera trois indemnités journalières. Par contre celle qui arrive le lundi soir et repart le mercredi soir ne comptera que deux indemnités journalières.

Frais de logement

Les indemnités couvrant les frais de logement sont remboursés sur base des dépenses réelles dûment justifiées et à concurrence des prix de référence maximums établis par pays. Des dépassements peuvent toutefois être accordés selon des circonstances exceptionnelles et dument motivées (par exemple, une augmentation de tarif des hôteliers en période de rupture de chambres lors des foires et meetings).
Montant annuel et devises
Les montants des indemnités forfaitaires journalières et les prix de référence maximums pour le logement sont fixés par Arrêté royal annuellement conformément au tableau ci-dessous. Certains sont libellés en devises étrangères et convertis en euro. Le paiement se fait en euro au cours du jour ou au taux appliqué par les sociétés de cartes de crédit.

Aspect fiscal de l’indemnité

Dépense admise

La règle de l’article 49 CIR est la déductibilité de la dépense lorsque les 4 conditions sont réunies.
Néanmoins, à regarder de plus près ce que couvre cette indemnité de séjour, on constate qu’elle comprend des charges de restauration et de déplacement sur place dont la déductibilité en Belgique est limitée.
L’administration fiscale ne vous oblige cependant pas à ventiler cette indemnité de séjour afin de déterminer une quotité de dépense admise et une autre de dépense non admise.
Le commentaire administratif fiscal est clair (art.53/137 Com Ir92) : « afin de ne pas léser les exportateurs, toutes les dépenses afférentes à des voyages d’affaires à l’étranger restent intégralement déductibles, à condition qu’elles soient effectuées à des fins professionnelles … L’allusion à l’exportation n’est pas à considérer comme une condition sine qua non mais bien comme le cadre général dans lequel se situe cette exception à la règle. Il s’ensuit qu’elle vaut pour chaque voyage à l’étranger dont le contribuable peut prouver - sur demande éventuelle de l’administration - qu’il offre un intérêt évident pour ses affaires ou pour les affaires d’un tiers en Belgique qu’il représente à l’étranger (p.ex. conseillers commerciaux, juridiques, etc.). ».
Le commentaire administratif poursuit au numéro 53/163, alinéa 2, : « La limitation ne s’applique pas non plus aux indemnités, non imposables sur pied de l’article 31, al. 2, 1°, in fine, CIR 92, allouées par des entreprises en remboursement de frais de séjour dont la charge leur incombe normalement et exposés par les membres de leur personnel qui effectuent des déplacements de service ».
Ces indemnités ne constituent pas des dépenses non admises.

Discrimination

Le fait que ces indemnités soient entièrement déductibles lorsqu’elles sont exposées à l’étranger et soumises à l’application de la  DNA lorsqu’elles sont exposées en Belgique est discriminatoire selon les règles de droit européen.
Cependant, l’avantage fiscal que constitue la non imposition des indemnités de séjour et de logement exposés à l’étranger n’a sa source que dans une disposition administrative interne qui n’emporte pas force de loi.
La loi ne vise pas la distinction entre les dépenses exposées en Belgique et à l’étranger de telle sorte que, pour l’autorité ou la justice européenne, la discrimination qui pourrait être revendiquée n’a pas de support légal suffisant pour condamner la Belgique à modifier sa législation.

Conclusion

Les entreprises ont intérêt à prendre l'avantage du bénéfice des circulaires administratives lorsqu’elles se déplacent à l’étranger et à continuer de subir la limitation fiscale des dépenses de déplacement et de représentation lorsqu’elles exercent en Belgique.

SERVICE PUBLIC FEDERAL AFFAIRES ETRANGERES, COMMERCE EXTERIEUR ET COOPERATION AU DEVELOPPEMENT

Arrêté ministériel du 28 avril 2011 portant l'établissement d'indemnités de séjour octroyées aux représentants et aux fonctionnaires dépendant du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui se rendent à l'étranger ou qui siègent dans des commissions internationales (MB 09-05-2011)



Le Vice-Premier Ministre et Ministre des Affaires étrangères,
Vu l'arrêté du Régent du 29 avril 1948, donnant délégation au Ministre des Affaires étrangères pour accorder aux agents qui exercent leurs fonctions en Belgique ou à l'étranger, des indemnités destinées à compenser les charges exceptionnelles qu'ils supportent dans l'intérêt du service ou du commerce national;
Sur la proposition du Président du Comité de Direction,
Arrête :
Article 1er. Les indemnités de séjour, allouées aux représentants et fonctionnaires qui dépendent du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement, lorsqu'ils sont chargés d'une mission officielle à l'étranger ou lorsqu'ils siègent dans des commissions internationales, sont composées d'indemnités forfaitaires journalières et d'indemnités couvrant les frais de logement.
Art. 2. Les indemnités forfaitaires journalières de séjour sont réparties en deux catégories:
Catégorie 1 (DFV - IFJ 1) pour
les agents appartenant à la carrière de l'Administration centrale;
les agents non expatriés de la carrière du Service extérieur, de la carrière de Chancellerie et de la carrière des Attachés de la Coopération au développement;
les agents non expatriés d'autres administrations publiques et les personnes qui n'ont pas la qualité d'agent de l'Etat qui effectuent des voyages de service pour le compte du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement.
Catégorie 2 (DFV - IFJ 2) pour
les agents expatriés de la carrière du Service extérieur, de la carrière de Chancellerie, de la carrière des Attachés de la Coopération au développement et de la carrière de l'Administration centrale;
les agents expatriés d'autres administrations publiques qui effectuent des voyages de services pour le compte du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement;
les agents auxiliaires expatriés.
Art. 3. Les montants des indemnités forfaitaires journalières ne couvrent pas les frais de logement et de déplacement des bénéficiaires. 
Art. 4. Les indemnités couvrant les frais de logement (IL-LV) sont payées sur base des dépenses réelles dûment justifiées et à concurrence des prix de référence maximums établis par pays. Des dépassements peuvent toutefois être accordés.
Art. 5. Les montants des indemnités forfaitaires journalières et les prix de référence maximums pour le logement sont fixés conformément au tableau ci-joint. Certains sont libellés en devises étrangères et convertis en euro. Le paiement se fait en euro au cours du jour ou au taux appliqué par les sociétés de cartes de crédit.
Art. 6. L'arrêté du 23 mars 2010, fixant les indemnités forfaitaires journalières de séjour, est abrogé.
Art. 7. Le président du Comité de Direction est chargé de l'exécution du présent arrêté qui sortira ses effets le 1er avril 2011.
Art. 8. Copie du présent arrêté sera transmise à la Cour des Comptes pour information.
Bruxelles, le 28 avril 2011.
S. VANACKERE 
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IRELAND
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JAMAICA
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Tokyo
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JORDAN
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KAZAKHSTAN
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KENYA
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KIRIBATI
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USD 352    250 62 37
KOREA, REPUBLIC OF
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USD 204    145 102 61
KOSOVO
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KUWAIT
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KYRGYZSTAN
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USD 239    170 102 61
LAOS
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USD 128    91 41 25
LATVIA
Riga
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LEBANON
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USD 172    122 82 49
LESOTHO
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USD 121    86 34 20
LIBERIA
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USD 151    107 85 51
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USD 208    148 62 37
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LITHUANIA
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LUXEMBOURG
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MACAU
Macau
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USD 127    90 69 41
MACEDONIA
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USD 197    140 57 34
MADAGASCAR
Antananarivo
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USD 168    119 81 49
MALAWI
Lilongwe
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USD 127    90 65 39
MALAYSIA
Kuala Lumpur
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USD 134    95 54 32
MALDIVES
Malé
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USD 124    88 36 22
MALI
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XOF    85.000 129 102 61
MALTA
Valletta
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EUR     115 90 54
MARSHALL ISLANDS
Majuro
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USD 134    95 71 43
MARTINIQUE
Fort de France
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Alle bestemmingen
EUR     120 95 57
MAURITANIA
Nouakchott
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USD 173    123 67 40
MAURITIUS
Port Louis
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USD 152    108 71 43
MEXICO
Mexico City
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USD 211    150 102 61
MICRONESIA, FEDERATED
STATES OF
Palikir
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USD 111    79 77 46
MOLDOVA
Chiinau
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USD 186    132 76 46
MONACO
Monaco
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EUR     163 102 61
MONGOLIA
Ulaanbataar
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USD 121    86 49 29
MONTENEGRO
Podgorica
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USD 220    156 62 37
MONTSERRAT
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USD 104    74 71 43
MOROCCO
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MAD    1.700 150 101 61
MOZAMBIQUE
Maputo
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USD 100    71 67 40
MYANMAR
Naypyidaw
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USD 70    50 30 18
NAMIBIA
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USD 197    140 54 32
NAURU
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AUD    76 50 51 31
NEPAL
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USD 128    91 37 22
NETHERLANDS
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EUR     160 93 56
NETHERLANDS ANTILLES
Willemstad
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USD 169    120 91 55
NEW CALEDONIA
Nouméa
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USD 166    118 102 61
NEW ZEALAND
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NZD    230 120 72 43
NICARAGUA
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USD 155    110 48 29
NIGER
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XOF    60.000 91 67 40
NIGERIA
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USD 268    190 102 61
NIUE
Alofi
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NZD    137 70 39 23
NORTHERN MARIANA ISLANDS
Saipan
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USD 151    107 51 31
NORWAY
Oslo
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NOK    1.325 164 95 57
OMAN
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PAKISTAN
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USD 234    166 50 30
PALAU
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USD 161    114 85 51
PANAMA
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USD 232    165 70 42
PAPUA NEW GUINEA
Port Moresby
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USD 169    120 64 38
PARAGUAY
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PERU
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USD 168    119 83 50
PHILIPPINES
Manila
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USD 176    125 64 38
POLAND
Warsaw
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EUR     145 72 43
Portugal
Lisbon
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EUR     120 84 50
PUERTO RICO
San Juan
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USD 341    242 102 61
QATAR
Doha
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USD 272    193 102 61
REUNION
Saint-Denis
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EUR     120 95 57
ROMANIA
Bucharest
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EUR     160 52 31
RUSSIA
Moscow
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USD 332    236 102 61
RWANDA
Kigali
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USD 159    113 57 34
SAINT KITTS AND NEVIS
Basseterre
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USD 163    116 94 56
SAINT LUCIA
Castries
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USD 155    110 89 53
SAINT VINCENT AND THE GRENADINES
Kingstown
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USD 192    136 102 61
SAMOA
Apia
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USD 127    90 57 34
SAN MARINO
San Marino
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EUR     135 95 57
SAO TOME AND PRINCIPE
Sao Tomé
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USD 152    108 51 31
SAUDI ARABIA
Riyadh
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USD 204    145 87 52
SENEGAL
Dakar
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SERBIA
Belgrade
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USD 225    160 102 61
SEYCHELLES
Victoria
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USD 169    120 77 46
SIERRA LEONE
Freetown
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SINGAPORE
Singapore
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SLOVAKIA
Bratislava
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SLOVENIA
Ljubljana
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SOLOMON ISLANDS
Honiara
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SOMALIA
Mogadishu
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SOUTH AFRICA
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SPAIN
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EUR     125 87 52
SRI LANKA
Sri Jayawardenepura
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SUDAN
Khartoum
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SURINAME
Paramaribo
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TUNISIA
Tunis
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Cockburn Town
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UNITED STATES
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mercredi, 18-Mai-2011

 

 

 
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