Les factures au format papier disparaîtront à terme

A l'instar des chèques bancaires, les factures sous format papier devraient disparaître au profit des factures électroniques. La disparition à terme des factures papier fait l'objet d'un large consensus. Cette évolution semble inéluctable, ne fût-ce que sur le plan financier:

• le traitement des factures sous format papier est très cher. Des estimations chiffrent le coût moyen d'une facture sortante de l'ordre de 8 à 10 euros et celui d'une facture entrante de l'ordre de 10 à 15 euros (coût important de l'opération de "rapprochement commande / facture"). Ces coûts peuvent au moins être divisés par 2 en cas de traitement de factures électroniques;
• les contestations, très coûteuses à traiter (coût au moins 5 fois plus élevé que pour une facture non contestée), peuvent être fortement réduites et allégées si le processus est entièrement électronique;
• la chaîne envoi–réception-paiement peut être sensiblement accélérée et fiabilisée si la facture est envoyée sous format électronique. Cela rend ainsi possible un recouvrement rapide et des économies significatives en trésorerie.

Des études au niveau européen estiment le gain financier d'un passage vers la facturation électronique à au moins 1% (voire 2%) du montant des achats, soit un impact non négligeable sur la compétitivité globale du tissu économique européen.

Outre ces avantages financiers, la facturation électronique devrait enregistrer un impact écologique significatif en terme d'impact CO2 (moins de transport de documents, par exemple entre une entreprise et sa fiduciaire, et consommation moindre de papier: estimation de 15000 tonnes/an en Belgique).

Ces différents arguments ont incité la Commission Européenne à mener une politique active de promotion de la facturation électronique. Deux directives ont ainsi été prises (2001/115/CE et 2006/112/CE) afin que les Etats Membres adaptent leurs législations pour que les factures électroniques soient reconnues et que le régime général soit applicable à toute facture, quelle que soit sa forme. De plus la Commission planche en 2009 sur une plus grande harmonisation de la réglementation relative à la TVA afin de supprimer les discriminations administratives qui apparaissent encore sur le terrain entre la facture papier et la facture dématérialisée.

En Belgique, la loi du 28 janvier 2004 et ses arrêtés royaux d'application fixent le cadre juridique. Une circulaire de l'administration de la TVA en 2008 (Circulaire n° AFER 16/2008 - E.T.112.081 - dd. 13.05.2008) a levé quelques inquiétudes concernant la reconnaissance de la facturation électronique.

L'AWT fait le point de façon concrète sur la facturation électronique

Peut-on envoyer à un client professionnel une facture électronique?

Oui, mais uniquement si le client a préalablement donné son consentement. La facturation électronique ne peut donc être imposée. A noter que ce principe de consentement préalable, inscrit dans la Directive européenne, s'applique dans l'ensemble des états membres.

Peut-on envoyer une facture sous format .pdf?

Une distinction doit aussi être faire selon que la facture est adressée à une autre entreprise ou à un consommateur:

• BtoB: la facture électronique ne sera reconnue par les autorités fiscales que si elle est certifiée conforme à la réglementation en la matière. Cela nécessite en pratique le recours à un intermédiaire agréé par les autorités pour établir et garantir l'authenticité, l'intégrité et la disponibilité de tels documents pendant la durée légale de conservation des factures dématérialisées. Utiliser un autre procédé, comme par exemple la transmission au client d'une facture sous la forme d'un fichier .pdf sans certificat, ouvre la porte à une contestation de l'administration de la TVA. Celle-ci peut remettre en question le document, au niveau de la date, de l'intégrité et de l'authentification de l'émetteur, et est en droit de refuser la possibilité de déduction du montant de la TVA;
• BtoC: aucune déduction de la TVA ne s'appliquant, les 2 parties peuvent très bien convenir que la facture est transmise électroniquement sous une forme non certifiée, comme par exemple un fichier .pdf. Par contre, à tout moment, le client peut exiger de recevoir un original sous forme papier. Dans la pratique, il est donc recommandé d'envoyer d'office la facture par la poste si l'entreprise remarque que le client n'a pas réglé dans les délais la facture reçue électroniquement, afin d'éviter des contestations au niveau de la procédure de recouvrement.

Une distinction doit donc être faite entre une dématérialisation simple (transmettre un document par voie électronique) et une dématérialisation "fiscale" qui nécessite de garantir l'authenticité et l'intégrité du document.

Qu'apporte en plus la dématérialisation "fiscale"?

La dématérialisation simple offre l'avantage d'accélérer la transmission de l'information au client et de partager facilement l'information avec par exemple un approbateur distant ou un comptable externe. Par contre, elle n'est pas reconnue sur le plan de la TVA et ne peut donc être utilisée à des fins d'archivage administratif. Seuls les 2 originaux papier ont une valeur et doivent être présentés sur requête de l'administration chargée de vérifier la bonne perception de la taxe. Un circuit papier de transmission doit donc coïncider avec un circuit électronique.

L'entreprise doit ainsi maintenir un archivage papier de l'original, et, en BtoB, elle doit également transmettre la facture sous la forme papier. Le client est tenu d'archiver ce dernier document, la version électronique n'ayant aucune reconnaissance sur le plan fiscal (ce qui ne signifie pas que le document électronique ne présente pas de valeur en droit commercial, comme mode de preuve, pour affirmer par exemple l'existence de la créance ou pour obtenir un crédit).

La dématéralisation "fiscale ", visée par le cadre juridique susmentionné, entraîne par contre une reconnaissance de la forme électronique du document. Ainsi, seul le circuit électronique de transmission peut être maintenu. L'entreprise peut émettre des factures électroniques et les archiver sous cette forme. Il en va de même pour le récepteur. La dématérialisation fiscale présente donc un intérêt nettement supérieur, grâce à des économies importantes au niveau de l'archivage et du traitement, la forme électronique étant maintenue jusqu'à la fin de la chaîne.

On notera également qu'une entreprise peut très bien émettre des factures électroniques à des clients, et des factures au format papier à d'autres. Elle devra d'ailleurs vraisemblablement prévoir ce cas de figure, certains clients pouvant ne pas consentir à recevoir des factures électroniques.

Comment établir une facture électronique "conforme fiscalement"?

Si l'Administration reconnaît par défaut une facture papier comme un original, les facilités de falsification d'un document électronique entraînent une plus grande méfiance par rapport à une facture électronique. Celle-ci doit être garantie au niveau de l'authenticité et de l'intégrité.

Les mêmes garanties d'authenticité et d'intégrité sont aussi requises pour n'archiver que de façon électronique une facture papier.

Comment garantir l'authenticité et l'intégrité de la facture?

L'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu peuvent être garanties par 3 procédés:

• une signature électronique avancée. La Belgique n'a pas retenu la faculté offerte par le texte européen d'exiger que la signature électronique repose sur un certificat électronique qualifié. Il s'agit donc d'une signature électronique qui:
  1. est liée uniquement au signataire,
  2. permet l'identification du signataire,
  3. est créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif,
  4. est liée aux données auxquelles elle se rapporte de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectée;
• un échange de données informatisées (EDI), à condition que l'échange de données soit conforme au standard EDI EDI (Electronic Data Interchange)Echange informatisé de données. Technique permettant l'échange électronique de données et de documents entre des organisations distinctes et que l'accord entre les parties relatif à cet échange prévoie l'utilisation de procédures garantissant l'authenticité de l'origine et l'intégrité des données. Lorsque la transmission de factures électroniques relatives à des livraisons de biens ou des prestations de services effectuées en Belgique s'opère à partir d'un pays non membre de la Communauté, le ministre des Finances ou son délégué peuvent prévoir d'autres conditions spécifiques applicables à la signature ou à l'EDI;
• d'autres méthodes acceptées par le ministre des Finances ou son délégué. La Belgique qui a opté pour la voie de la souplesse en permettant au ministre d'agréer des prestataires spécialisés qui proposeront d'autres méthodes de sécurisation, va donc plus loin que certains états en prévoyant dès à présent la troisième voie proposée par le texte européen.

Pendant combien de temps faut-il archiver la facture?

L'archivage des factures, quelle que soit leur forme, doit être assuré pendant une durée d'au moins 7 ans à partir du 1er janvier qui suit la date de la facture. A noter que cette responsabilité incombe directement à l'émetteur qui doit répondre de toute irrégularité, même s'il a autorisé le cocontractant à pratiquer l'autofacturation (en Belgique, chaque facture doit faire l'objet d'une procédure d'acceptation par l'assujetti) ou a fait appel à un sous-traitant. Cette durée fait référence aux obligations fiscales. Bien entendu, il est hautement recommandé de conserver ces documents sur une période plus longue, au moins équivalente au délai de prescription. Il faut par ailleurs garder en tête que l'administration de la TVA exige en outre la conservation de toutes les pièces susceptibles de permettre la détermination des activités imposables: bons de commande, contrats, documents de transport, etc.

Les archives électroniques peuvent être conservées dans un autre état membre de l'Union européenne à condition qu'un accès complet et en ligne aux données concernées soit garanti à partir de la Belgique et que l'administration de la TVA en soit informée au préalable.

Un archivage électronique peut-il s'établir parallèlement à un archivage papier?

Une facture électronique ne peut absolument pas être archivée à des fins administratives sous forme papier, aucune valeur fiscale n'étant accordée à cette dernière. Elle doit en effet être conservée sous sa forme originale, y compris les données garantissant l'authenticité de l'origine et l'intégrité de son contenu. Par conséquent, toute entreprise qui accepte de recevoir des factures électroniques doit être absolument en mesure d'archiver numériquement les factures de façon conforme sur le plan fiscal.

Par contre, depuis 2005, une facture papier peut être archivée sous forme exclusivement électronique, moyennant la mise en œuvre d'une procédure d'archivage électronique agréée.

Une entreprise peut dès lors être amenée à disposer de deux types d'archives de factures sortantes: des factures électroniques et des factures papier adressées à des clients ayant refusé de recevoir des factures électroniques. Il en est de même pour les factures entrantes. Bien entendu, une même facture ne sera archivée que sous une seule forme, même si 2 formes d'archivage coexistent.

Pratiquement, pour dégager le maximum d'économie, il est préférable d'opter pour un archivage exclusivement sous forme numérique, tant des factures sortantes que des factures entrantes, en scannant les factures papier suivant un procédé conforme à la réglementation fiscale. Il existe deux méthodes reconnues par l’administration: la méthode de scanning avec signature électronique avancée et celle, plus légère, avec algorithme de sécurisation. Tout autre processus doit démontrer qu’il présente les garanties demandées par l'Administration au niveau de l'authenticité et du maintien de l'intégrité du document.

Le scannage ne peut être effectué qu'après la procédure de traitement administrative (avec conservation des cachets et/ou annotations de contrôle interne).

A noter que l'administration de la TVA exige, à des fins de contrôle (comparaison entre l'original et l'image obtenue selon le procédé de scanning), que les factures papier originales, si elles existent, soient encore conservées durant un mois à partir de la date de scanning, avant destruction.

Le passage à une facture électronique entraînera-t-il des économies?

La facturation électronique constitue une première étape, mais les avantages significatifs de l'approche électronique ne surgiront que lorsque l'entreprise aura adapté l'ensemble des processus internes dans l'entreprise de manière à tirer profit de la dématérialisation de la facture, en automatisant la circulation du document, sans ressaisie des données. L'emploi des factures électroniques ne forme en fait qu'une petite partie de cet ensemble. Il est dès lors adéquat de se doter d'un logiciel comptable permettant d'émettre une facture électronique conforme, d'automatiser le traitement des factures électroniques entrantes, sans devoir ré-encoder des données dans un autre logiciel (par exemple une application de paiement) ou les imprimer, mais aussi de mettre en regard la facture électronique, qu'elle soit entrante ou sortante, avec l'extrait de compte notifiant le crédit ou le débit correspondant.

La plupart des éditeurs de tels logiciels proposent maintenant ce type de fonctionnalités, en standard ou en option.

Ainsi, au lieu de photocopier des factures, de contrôler des données de facturation ou d'examiner des extraits de banque, le service comptable sera en mesure de retrouver du temps disponible qu'il pourra consacrer:

• à contrôler le respect des échéances de paiement (qui peuvent être raccourcies d'une durée équivalente au temps qui était auparavant nécessaire pour que la facture papier parvienne au client). Il peut ainsi agir en amont pour réduire l'arriéré. Les outils existent même pour que l'entreprise soit avertie lorsque le client a ouvert le dossier contenant la facture électronique.
• à examiner plus régulièrement la situation budgétaire, dont le suivi est facilité par le traitement entièrement électronique du processus.

Il est important que la migration vers l'électronique soit une opération win-win tant pour l'émetteur que pour le récepteur. Quand une des parties est en mesure d'en retirer plus d'avantages que l'autre, il peut être judicieux de compenser une partie de cette différence en accordant des incitants aux clients / fournisseurs (par exemple, en BtoC, en accordant une réduction au consommateur acceptant une facture électronique, ou, en BtoB, en réduisant les délais de paiement). Sans avantage particulier, l'autre partie risque de ne pas modifier son mode de fonctionnement, ce qui se traduira par l'obligation de maintenir encore des flux importants de facturation sous format papier.

Quels sont les freins et difficultés rencontrés?

Outre l'incontournable résistance au changement, il faut relever:

• l'attitude exagérément prudente des fiscalistes et de l'administration de la TVA qui se méfient beaucoup moins d'un document papier, qui n'est pourtant même pas signé et pas à l'abri de falsifications parfois très basiques;
• les fournisseurs de solutions de signatures électroniques qui ont déployé beaucoup d'énergie au niveau du développement technologique, mais très peu pour proposer des solutions conviviales et universelles. Celles-ci n'ont pas été étudiées nativement pour être aisément intégrables dans les outils informatiques déjà existants dans les entreprises (logiciel comptable, logiciel de paiement);
• les fournisseurs, dans la perspective de s'imposer sur le marché, tentent de pousser leurs propres solutions technologiques, ce qui finalement effraie l'entreprise qui craint de ne pas miser sur le bon cheval à long terme ou d'être pieds et poings liés avec une société. Les solutions sur le marché sont insuffisamment compatibles entre elles (des solutions de compatibilité existent, mais engendrent des surcoûts) et restent purement nationales;
• l'absence actuelle d'harmonisation internationale significative, tant sur le plan technique que réglementaire (régime d'auto-facturation, certificat unique, norme standard pour l'archivage, pas de lien avec la nouvelle norme de paiement SEPA à l'exception de la solution utilisée par Isabel, etc.). Il n'existe d'ailleurs pour l'instant aucun fournisseur en mesure de proposer une solution opérationnelle dans l'ensemble des pays européens. Des groupes de travail se réunissent toutefois entre experts, tant sur le plan technique que juridique, pour améliorer cette harmonisation au niveau européen.

Les pouvoirs publics ont un rôle important pour lever ces freins. D'une part, au niveau européen et fédéral, ils peuvent favoriser l'apparition de standards et contraindre à une interopérabilité complète entre solutions. D'autre part, en tant que clients importants, ils peuvent aussi jouer un rôle moteur en adoptant eux-mêmes au quotidien la facture électronique. Ils y trouveront un intérêt budgétaire direct, mais aussi un intérêt indirect, en permettant à leurs fournisseurs de réaliser eux-mêmes des économies et d'ainsi rendre le tissu économique plus compétitif.

Faut-il d'ores et déjà migrer vers un processus tout-électronique?

En théorie, les conditions tant juridiques et techniques sont maintenant réunies pour adopter la facturation électronique, puisque celle-ci peut avoir la même valeur que le papier. En pratique, le contexte le plus favorable apparaît lorsque l'entreprise:

• dispose déjà d'un logiciel comptable capable de gérer des factures électroniques,
• et:
  • soit, travaille très régulièrement avec quelques gros fournisseurs ou donneurs d'ordre qui sont déjà en mesure de réceptionner des factures électroniques (et sont parfois prêts à accepter d'honorer plus rapidement de telles factures),
  • soit, envoie un volume important de factures nationales en BtoB (par exemple plusieurs factures par mois à des mêmes clients).

Dans les autres cas (moins de 500 factures par an, une proportion importante de factures entrantes ou sortantes internationales, ou un logiciel comptable incompatible), il paraît plus prudent d'attendre une plus grande harmonisation internationale des exigences administratives et un seuil d'adoption plus élevé des solutions de facturation et d'archivage électroniques.

Les principaux acteurs belges de la facturation électronique

• Certipost. Cette filiale de La Poste propose depuis plusieurs années une solution de facturation électronique dont le principal atout est d'être agréé dans d'autres pays européens. Cette application peut aussi être employée en BtoC, une application en ligne de "coffre-fort" électronique étant proposée pour que les consommateurs puissent stocker leurs factures électroniques entrantes;
• Isabel. Cette société, créée par Fortis, KBC, Dexia et ING, a développé l'application Zoomit qui se greffe à l'application de paiement multi-banques largement utilisée dans les entreprises. Celles-ci peuvent aussi émettre des factures électroniques qui pourront être réceptionnées (et payées) par les entreprises clientes mais aussi par le grand public, Zoomit étant disponible via plusieurs applications de web-banking (actuellement AXA, CBC, Centea, Crédit Agricole, Dexia, Fintro, Fortis, ING, KBC, Landbouwkrediet, Van Breda);
• Babelway. Jeune start-up wallonne qui s'est distinguée dans le secteur en proposant une application de traduction multi-protocoles de fichiers électroniques permettant notamment de transmettre des factures électroniques conformes. Cette application est disponible selon le mode SaaS SaaS (Software as a Service)Technologie consistant à mettre à disposition, gratuitement ou non, des services et logiciels via le Web, plutôt que de les installer sur les serveurs ou ordinateurs de l'utilisateur. Ce concept est le prolongement du modèle ASP (Application Service Provider). Une entreprise peut ainsi 'consommer' un service en ligne (software as a service). Moyennant l'achat de crédits, n'importe qui peut émettre à partir d'Internet des factures électroniques certifiées. Le service s'adresse plutôt au marché BtoB et présente l'avantage d'être rapidement opérationnel sans qu'il soit nécessaire d'investir dans des développements informatiques propres;
• Ekyona. Autre start-up, qui présente une application aussi en mode SaaS, mais limitée à la facturation électronique. Ce service en ligne est bien adapté au marché des PME qui voudraient se lancer facilement dans la facturation électronique, et est assez convivial pour une utilisation également en BtoC, grâce à la possibilité d'exportation des factures au format .docx.

Pour en savoir plus

• Certipost 
  En 2002, La Poste et Belgacom ont décidé de poursuivre ensemble le développement de leurs services Internet dans une joint venture 50/50. Cette joint venture offre une communication électronique sécurisée, des applications d'e-Government et d'autres produits et services de sécurisation pour Internet
  http://www.certipost.be
• Isabel 
  Initiative collective des principales banques belges. Réseau sécurisé professionnel (transactions électroniques) pouvant relier les entreprises à presque toutes les banques belges, aux services d'information et à des milliers d'autres entreprises
  http://www.isabel.be
• Babelway dans la base de données Vigie  
• Ekyona 
  Solution de facturation électronique en mode SaaS
  http://www.ekyona.be
• La facturation électronique reçoit un cadre légal
  La Belgique a transposé la directive européenne en matière de TVA et de facture électronique. Outre son caractère probatoire, la facture est un élément essentiel dans le cadre des relations commerciales et fiscales des entreprises
  http://www.awt.be/web/ebu/index.aspx?page=ebu,fr,foc,100,052
• Loi belge "facturation électronique" (.PDF 54 k)
  La loi belge du 28/01/2004 (Moniteur belge du 10/02/2004) modifiant le Code de la taxe sur la valeur ajoutée
  http://www.awt.be/contenu/tel/sec/loi_fact_elec.pdf